個人事業主の経費

個人事業主の経費

個人事業主は、事業にかかった費用を経費として処理することができます。

経費

個人事業主は、事業に結びつくような出費であれば、それらを経費として処理することができます。

会社員と比較して経費を計上しやすいのが個人事業主のメリットですので、個人事業主は経費を計上しない手はありません。

経費は、事業から得る収入から差し引くことができますので、経費が増えれば税金が少なく済みます。このように経費をうまく利用することが節税につながります。

オフィス用品や電話代、交通費や取引先とのお茶代、飲み代なども当然ながら、経費とすることが可能です。

家事按分

フリーランスのように、事務所や店舗がなく家で仕事をしている場合は、家賃や電気代などの費用を、事業で使った分とプライベートで使った分に分けて、事業として使った分を経費として計上することができます。

家賃や電気代は、主に事業用のスペースの面積や使用時間などによって、事業としての割合を決めますが、明確な区分けがしにくい場合が多いと思います。その場合は毎月かかった費用の5割程度を経費として計上することが一般的です。ちゃんと事業用として使ったことを証明できるなら、当然それ以上の割合を経費としても問題ありません。

個人事業主の経費となるもの、ならないもの

では、個人事業主の経費となるものとならないものをまとめてみます。

経費になるもの

商品の仕入れ代金、家賃、駐車場代、電気代、電話・インターネット代金、交通費、宿泊費、文房具などの事務用品やオフィス用品、パソコン代、宅急便・郵便代金、名刺やパンフレットの代金、仕事先への年賀状、仕事に関連する本・雑誌・新聞、営業車、交通費・ガソリン代、仕事関係者とのお茶・ランチ・飲み・お土産・菓子折り・お歳暮、事業用資金の銀行手数料、従業員の給与、自動車税や固定資産税など

経費にならないもの

  • 事業に関係のない費用 (家庭用の電気・ガス・水道・電話代金、家庭用の家賃、プライベートの旅行・ゴルフ、プライベートのランチ・飲み・プレゼントなど)
  • 個人事業主の報酬・スーツ・靴・スポーツジムの会費・健康診断など

国民年金や保険代金、高額な医療費は、経費ではなく、所得控除という扱いになりますが、これらも節税につながります。

経費について、もう少し詳しく見てみます。経費にできるかわからない場合は、主な経費を一覧にしていますので、参考にしてください。

  経費となるもの
売上原価 仕入や製造にかかった費用
原材料などの仕入れ代金です。
地代家賃 オフィスの家賃や駐車場代
事務所や工場、倉庫などの家賃、月極の駐車場代などです。自宅 兼 事務所・店舗の場合は、事務所の面積と使用頻度の割合を基準に案分して経費とします。
水道光熱費 主に電気代が対象
電気、ガス、水道、灯油などです。自宅が事務所や店舗の場合は、それぞれの出費を案分して、事業用分のみが経費となります。事業内容によっては、水道代とガス代は経費として認められないことがあります。
通信費 電話、郵便、インターネットなど
事業で使う固定電話代、携帯電話代、ハガキ・切手代、プロバイダー料金などです。プライベート用と事業用を兼用している場合は、それぞれの出費を案分して、事業用分のみが経費となります。
旅費交通費 交通手段だけでなく、出張費用もOK
仕事で使った電車代、バス代、タクシー代、高速代、駐車料金、出張費用(宿泊費)、通勤手当などです。手帳やパソコンなどでこまめに入力しておきます。
消耗品費 オフィス用品全般
ペン、インク、コピー用紙、ノート、封筒、デスク、イス、蛍光灯などの事務用品全般です。10万円を超えるものは、減価償却費の対象となります。
荷造運賃 宅急便だけでなく、梱包用品もOK
商品の梱包と運搬にかかる費用です。宅急便、バイク便、航空便などの運送費、梱包に使われる段ボールやガムテープも含みます。
広告宣伝費 カタログや名刺もOK
名刺代、パンフレットやカタログ、年賀状、暑中見舞い、広告代、求人費用、展示会など、事業の広告宣伝に関する費用です。
新聞図書費 新聞、本、雑誌
事業で必要な情報を得るために読んだ新聞や書籍、雑誌などの費用です。
支払手数料 銀行関連や仲介者への手数料
銀行の振込手数料やATMの時間外手数料、売買契約の仲介者に支払う手数料などです。
租税公課 税金の一部や組合費
経費にできる税金のことです。所得税や住民税は経費になりませんが、自動車税、固定資産税、不動産取得税、登録免許税、印紙税などの税金は経費とすることができます。また、商工会議所や同業者の組合などの会費や組合費も経費とすることができます。
接待交際費 取引先とのお付き合いに
得意先や仕入先、そのほか事業に関係する人との飲み代やプレゼント代なども経費とすることができます。菓子折りやお歳暮なども交際費にできます。
会議費 オフィスやオフィス外での会議
得意先や仕入先、そのほか事業に関係する人と打ち合わせで使った喫茶代、ランチ代、場所代などが会議費です。交際費との主な違いは、日中の交際費用で単価が高くないのが「会議費」、主に夜の交際費用で単価が高めなものが「交際費」です。
損害保険料 事業の資産に掛けた保険料
事務所や店舗、工場などの資産に対して掛けた火災保険や自動車保険などの保険料です。基本的に掛け捨ての保険を指します。貯蓄型の場合は積立保険料に相当する分を差し引きます。
減価償却費 高価なものを購入した時
車やパソコンなど、一般的に10万円を超える高価な備品も経費となります。ただし、その年にすべてを経費とせずに、耐用年数をベースに数年間に案分して経費に計上します。
修繕費 修理や点検代
土地、建物、車などの固定資産を維持管理するのに使った費用です。壁の塗り替え、屋根の修理、定期保守点検などをして原状回復することをいいます。
利子割引料 ローンなどの利子・利息
事業資金として借入をした際、元本以外に支払う利子のことです。土地の購入や事務所・店舗のリフォームなどで借入をした際のローンの利息も経費になります。
リース料 リース契約を結んだ時
コピー機やFAX、車などをリースしている場合に支払う貸借料のことです(リースを利用していない個人事業主には関係ありません)。
貸倒金 取引先の倒産時に
取引先が会社更生法や破産法などで法的手続きに入ったり、倒産した時、回収不能となった売掛金や貸付金などを経費にすることができます。
貸倒引当金 将来の取立不能見込額
経済状況を反映して、売掛金・受取手形などの債権の貸倒れリスクに備え、その見込額を計上することができます。
給与賃金 (専従者)給与、退職金、手当など
従業員、パート、アルバイトに対する給与や退職金、手当のことです。家族に支払った給与(専従者給与)も経費となりますし、従業員の制服なども現物給与として、経費となります。
福利厚生費 レクリエーションや慶弔金
従業員との忘年会費、社員旅行費、福利厚生費、従業員の慶弔金、記念品などのことです。一般的に家族以外の従業員に対するレクリエーション費用が対象となり、個人事業主が自分に対して使った旅行代やジムなどの費用は残念ながら経費とはなりません。

経費だということを証明するためには

経費の判断はグレーな部分が多く、税務署の職員、税理士、国税庁OBなどによっても解釈が分かれるところです。経費は事業のために使った費用ですから、税務署から経費と認めてもらうためには、事業のために使った費用や支出であるということを証明することが大切です。経費を証明するためには、以下の証拠書類を残しておきましょう。

経費の証明書類

  1. 領収書やレシート
  2. 請求書や納品書
  3. メールや郵便物
  4. 出金伝票

経費の証明書類としては、領収書やレシートが一般的ですが、請求書や納品書、メールや郵便物などでもかまいません。領収書やレシートがなくても、第3者からの書類があると経費としやすくなります。

また、領収書やレシートが出ない電車の切符代や冠婚葬祭のお祝い金や香典などの場合は、自分で出金伝票に明細を記入することで、経費とすることが可能です。領収書やレシートをもらい忘れたり、なくした場合も、安易に泣き寝入りせず、出金伝票を作成することで、経費とすることができます。

注:ただし、経費の証明書類が出金伝票ばかりだと怪しまれますので、領収書やレシートが出ない場合を除いて、ほどほどにやってください。税務署に目をつけられて得することは何もありませんので・・・

出金伝票は文房具メーカーなどが作っている一般的なものを購入しましょう。今では100均などでも売っています。購入したものを使う際は、項目にしたがって記入すればOKですが、購入せずにインターネットでダウンロードしたり、自分で作成してもかまいません。

データで管理したい場合は自作やダウンロードしたものが一般的です。自分で出金伝票を作成する時には、取引の日付、金額、(相手先)、内容を入力するようにしましょう。

個人事業主の経費まとめ

経費は節税につながる一番大事なポイントですので、税金を必要以上に支払いたくない個人事業主は、日頃からこまめにレシートや領収書をもらっておき、確定申告に向けて保存しておきましょう。

何かを購入する際や支払う際に、経費にできるかわからない場合は、とりあえず領収証やレシートをもらっておいて、あとで経費にできるか調べるようにすると、経費が増えて節税につながります。

個人事業主の税金と経費

廃業する場合