経費とは？経費になるもの、ならないもの
個人事業主は、事業にかかった費用を経費として処理することができます。
経費とは、事業を行うために使った費用（コスト）のことです。
「経費で落とす」や「経費で処理する」という言葉を聞いたことがある人が多いと思いますが、それは飲み代や文房具代などの費用を経費で処理するということを意味しています。
例えば、事業を行うために事務所を借りた場合、事務所の家賃は経費になりますし、従業員の給与も経費になります。原材料や商品を仕入れた場合の仕入れ代金も経費ですし、事業で電話やインターネットを使う場合、電話代やインターネットなどの通信費用も経費となります。
その他、オフィス用品や交通費、取引先とのお茶代や飲み代なども、事業に関係する費用であれば、経費とすることが可能です。
税金は、事業の利益（所得）に対してかかることが多いため、経費が多ければ多いほど、利益が少なくなり、税金が少なくなります。
売上ー経費＝利益（所得）
ただし、全ての費用を経費にできるかというと、そういう訳ではありませんので、個人事業主にとって、経費となるものと、ならないものを解説していきます。
個人事業主の経費となるもの
個人事業主は、事業に結びつくような出費であれば、経費とすることができます。
例えば、個人事業主の経費として、よくあるものは以下です。
商品の仕入れ代金、家賃、駐車場代、電気代、電話・インターネット代金、交通費、宿泊費、文房具などの事務用品やオフィス用品、パソコン代、宅急便・郵便代金、名刺やパンフレットの代金、仕事先への年賀状、仕事に関連する本・雑誌・新聞、営業車、交通費・ガソリン代、仕事関係者とのお茶・ランチ・飲み・お土産・菓子折り・お歳暮、事業用資金の銀行手数料、従業員の給与、自動車税や固定資産税など
経費のポイントは「事業に関係する費用かどうか」です。
例えば、ネット通販や飲食店などの一般的な事業の場合、エステ代や仕事で着るスーツ代などの費用を経費とすることはできませんが、芸能人などのように、テレビに出るような仕事をしている場合には、エステ代やスーツ代は、事業に関係する費用と認められ、経費とすることができます。
次に、経費として処理してよいか迷うものや、経費として忘れがちなものを説明します。
事務所や電気代（家事按分）
フリーランスのように、事務所や店舗がなく家で仕事をしている場合は、家賃や電気代などの費用を、事業で使った分とプライベートで使った分に分け、事業として使った分は、経費とすることができます。
家賃や電気代は、主に事業用のスペースの面積や使用時間などによって、事業としての割合を決めますが、明確な区分けがしにくい場合は、毎月かかった費用の5割程度を経費として計上することが一般的です。事業用として使ったことを証明できるなら、当然それ以上の割合を経費としても問題ありません。
経費として忘れがちなもの
個人事業税、自動車税、固定資産税、不動産取得税、登録免許税、印紙税などの税金や、ローンなどの利子・利息、パートや家族などの従業員への給与、従業員への福利厚生費は、経費とすることができますので、忘れずに経費計上をしましょう。実際、どのような経費の区分になるのかは、下記の経費の種類一覧をご覧ください。
個人事業主は、会社員と比較して、多くの費用を経費化することができるのがメリットの１つですので、個人事業主は使った費用を経費とすることができるかどうか、チェックするようにしましょう。
個人事業主の経費とならないもの
事業に関係のない費用 （家庭用の電気・ガス・水道・電話代金、家庭用の家賃、プライベートの旅行・ゴルフ、プライベートのランチ・飲み・プレゼント・スポーツジムの会費・健康診断など） は、残念ながら経費とすることはできません。
個人事業主のスーツや靴
プライベートで利用した費用は、当然経費として認められませんが、経費かどうかで迷うものとしては、仕事で使うスーツや靴の費用です。スーツや靴の費用も経費としたいところですが、これらはプライベートでも使えるということで、原則、経費とは認めてもらえないケースが一般的です。ただし、芸能の仕事などで、スーツや靴を衣装として使う場合は、経費として認められます。
国民年金や保険代金、高額な医療費
国民年金や保険代金、高額な医療費は、経費としては認められませんが、所得控除という扱いになり、節税につながります。
10万円以上の費用
10万円以上の費用（パソコンや車など）は、経費として一括計上をするのではなく、資産という扱いになり、減価償却費として、国税庁で定められた法定耐用年数に応じた経費になります。
例えば、100万円の新車を買った場合、100万円をその年の経費に一括計上できるのではなく、新車の法定耐用年数は4年ですから、100万円÷4年＝25万円となり、25万円の経費として、4年間にわたって減価償却していきます。
※個人事業で利益が出たため、年末に節税として、高いものを購入して経費を増やそうとしても、大幅な節税にはつながりませんので、ご注意ください。
個人事業主の経費の種類一覧
個人事業主の経費について一覧にしました。支払ったものが経費にできるかわからない場合の参考にしてください。
| 経費となるもの | |
|---|---|
| 売上原価 | 仕入や製造にかかった費用 原材料などの仕入れ代金です。 |
| 地代家賃 | オフィスの家賃や駐車場代
事務所や工場、倉庫などの家賃、月極の駐車場代などです。自宅 兼 事務所・店舗の場合は、事務所の面積と使用頻度の割合を基準に案分して経費とします。 |
| 水道光熱費 | 主に電気代が対象 電気、ガス、水道、灯油などです。自宅が事務所や店舗の場合は、それぞれの出費を案分して、事業用分のみが経費となります。事業内容によっては、水道代とガス代は経費として認められないことがあります。 |
| 通信費 | 電話、郵便、インターネットなど 事業で使う固定電話代、携帯電話代、ハガキ・切手代、プロバイダー料金などです。プライベート用と事業用を兼用している場合は、それぞれの出費を案分して、事業用分のみが経費となります。 |
| 旅費交通費 | 交通手段だけでなく、出張費用もＯＫ 仕事で使った電車代、バス代、タクシー代、高速代、駐車料金、出張費用（宿泊費）、通勤手当などです。手帳やパソコンなどでこまめに入力しておきます。 |
| 消耗品費 | オフィス用品全般 ペン、インク、コピー用紙、ノート、封筒、デスク、イス、蛍光灯などの事務用品全般です。10万円を超えるものは、減価償却費の対象となります。 |
| 荷造運賃 | 宅急便だけでなく、梱包用品もＯＫ 商品の梱包と運搬にかかる費用です。宅急便、バイク便、航空便などの運送費、梱包に使われる段ボールやガムテープも含みます。 |
| 広告宣伝費 | カタログや名刺もＯＫ 名刺代、パンフレットやカタログ、年賀状、暑中見舞い、広告代、求人費用、展示会など、事業の広告宣伝に関する費用です。 |
| 新聞図書費 | 新聞、本、雑誌 事業で必要な情報を得るために読んだ新聞や書籍、雑誌などの費用です。 |
| 支払手数料 | 銀行関連や仲介者への手数料 銀行の振込手数料やＡＴＭの時間外手数料、売買契約の仲介者に支払う手数料などです。 |
| 租税公課 | 税金の一部や組合費 経費にできる税金のことです。所得税や住民税は経費になりませんが、個人事業税、固定資産税、自動車税、不動産取得税、登録免許税、印紙税などの税金は経費とすることができます。また、商工会議所や同業者の組合などの会費や組合費も経費とすることができます。 |
| 接待交際費 | 取引先とのお付き合いに 得意先や仕入先、そのほか事業に関係する人との飲み代やプレゼント代なども経費とすることができます。菓子折りやお歳暮なども交際費にできます。 |
| 会議費 | オフィスやオフィス外での会議 得意先や仕入先、そのほか事業に関係する人と打ち合わせで使った喫茶代、ランチ代、場所代などが会議費です。交際費との主な違いは、日中の交際費用で単価が高くないのが「会議費」、主に夜の交際費用で単価が高めなものが「交際費」です。 |
| 損害保険料 | 事業の資産に掛けた保険料 事務所や店舗、工場などの資産に対して掛けた火災保険や自動車保険などの保険料です。基本的に掛け捨ての保険を指します。貯蓄型の場合は積立保険料に相当する分を差し引きます。 |
| 減価償却費 | 高価なものを購入した時 車やパソコンなど、一般的に10万円を超える高価な備品も経費となります。ただし、その年にすべてを経費とせずに、耐用年数をベースに数年間に案分して経費に計上します。 |
| 修繕費 | 修理や点検代 土地、建物、車などの固定資産を維持管理するのに使った費用です。壁の塗り替え、屋根の修理、定期保守点検などをして原状回復することをいいます。 |
| 利子割引料 | ローンなどの利子・利息 事業資金として借入をした際、元本以外に支払う利子のことです。土地の購入や事務所・店舗のリフォームなどで借入をした際のローンの利息も経費になります。 |
| リース料 | リース契約を結んだ時 コピー機やＦＡＸ、車などをリースしている場合に支払う貸借料のことです（リースを利用していない個人事業主には関係ありません）。 |
| 貸倒金 | 取引先の倒産時に 取引先が会社更生法や破産法などで法的手続きに入ったり、倒産した時、回収不能となった売掛金や貸付金などを経費にすることができます。 |
| 貸倒引当金 | 将来の取立不能見込額 経済状況を反映して、売掛金・受取手形などの債権の貸倒れリスクに備え、その見込額を計上することができます。 |
| 給与賃金 | （専従者）給与、退職金、手当など 従業員、パート、アルバイトに対する給与や退職金、手当のことです。家族に支払った給与（専従者給与）も経費となりますし、従業員の制服なども現物給与として、経費となります。 |
| 福利厚生費 | レクリエーションや慶弔金 従業員との忘年会費、社員旅行費、福利厚生費、従業員の慶弔金、記念品などのことです。一般的に家族以外の従業員に対するレクリエーション費用が対象となり、個人事業主が自分に対して使った旅行代やジムなどの費用は残念ながら経費とはなりません。 |
経費は証明することが必要
経費の判断は「事業に関係する費用かどうか」ですが、事業に関係するかどうかはグレーな部分が多く、税務署の職員、税理士、国税庁OBなどによっても解釈が分かれるところです。
そのため、税務署から経費と認めてもらうためには、事業のために使った費用や支出であるということを証明することが大切です。経費を証明するためには、以下の証拠書類を残しておきましょう。
経費の証明書類
- 領収書やレシート
- 請求書や納品書
- メールや郵便物
- 出金伝票
経費の証明書類としては、領収書やレシートが一般的ですが、請求書や納品書、メールや郵便物などでもかまいません。領収書やレシートがなくても、第3者からの書類があると経費としやすくなります。
出金伝票
領収書やレシートが出ない電車の切符代や冠婚葬祭のお祝い金や香典などの場合は、どうしたらよいのでしょうか？
それは、自分で出金伝票に明細を記入することで、経費とすることが可能です。
出金伝票に記入しておくことで、領収書やレシートをもらい忘れたり、なくした場合も、安易に泣き寝入りせず、堂々と経費とすることができます。
出金伝票は文房具メーカーなどが作っている一般的なものを購入しましょう。今では100均などでも売っています。購入したものを使う際は、項目にしたがって記入すればOKです。
出金伝票を購入せずに、インターネットからダウンロードしたり、Excel等を使って自分で作成してもかまいません。
データで管理したい場合は、自作やダウンロードしたものが一般的です。自分で出金伝票を作成する時には、取引の日付、金額、（相手先）、内容を入力するようにしましょう。
出金伝票の注意点
出金伝票に明細を記入することで、経費とすることができますが、経費の証明書類が出金伝票ばかりだと、さすがに税務署から怪しまれます。
そのため、領収書やレシートがない場合は仕方がないですが、出金伝票を利用するのは、ほどほどにしておいたほうが良いでしょう。個人事業主が税務署に目をつけられて、得することは何もありませんので・・・
個人事業主の経費まとめ
経費は節税につながる一番大事なポイントですので、税金を必要以上に支払いたくない個人事業主は、日頃からこまめにレシートや領収書をもらっておき、確定申告に向けて保存しておきましょう。
何かを購入する際や支払う際に、経費にできるかわからない場合は、とりあえず領収証やレシートをもらっておいて、あとで経費にできるか調べるようにすると、経費が増えて節税につながります。
なお、自分で確定申告を行う場合、青色申告を行おうとすると、最低限、会計ソフトは使わざるを得ないと思います。よっぼど簿記などに自信がある人は別ですが、実際にほとんどの個人事業主が会計ソフトを利用しています。
最近の個人事業主（フリーランス）が利用している主な会計ソフトは以下です。
- MFクラウド ／ 株式会社マネーフォワード
（税抜800円 /月、税抜8,800円 / 年） - クラウド会計ソフト freee ／ freee株式会社
（税抜980円 / 月、税抜9,800円 / 年） - やよいの青色申告 ／ 弥生株式会社
（１年目：税抜6,000円 / 年、２年目以降：税抜12,000円 / 年）
たいていの会計ソフトには、無料の体験期間がありますので、自分に合うかどうか、早めに試してみて、早く会計ソフトに慣れるようにしておきましょう。
会計ソフトは苦手という個人事業主は、税理士ドットコムで、税理士を探してみましょう。何度でも無料で税理士を紹介してもらえます。
確定申告は毎月のお金の流れや経費などの状況を申告する必要があるため、確定申告の時期になって、あわてて経理業務を行うのではなく、なるべく事業開始時から毎月処理するようにしましょう。
個人事業主の税金と経費
確定申告の方法
確定申告のやり方とその流れについて、まとめました。